‘Opdrachtgever moet vooral niet te veel over techniek nadenken’
Albert Mulder weet wat het is om binnen aanbestedingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te staan. Een tijd lang begeleidde hij inkopers bij selectietrajecten, inmiddels is hij ‘verhuisd’ naar de andere kant en maakt hij aanbiedingen van (IT-)dienstverleners logisch, simpel en verifieerbaar. Zijn missie: partijen bij elkaar brengen zonder verspilling van snelheid, kwaliteit en geld. Prijs is daarbij niet doorslaggevend, best value wel; het gaat om de waarde van de geboden oplossing.
Op verzoek van Mulder vindt de fotografie plaats bij de voedselbank in zijn woonplaats Harderwijk. Niet alleen omdat hij twee jaar als vrijwilliger betrokken is geweest bij het centrale coördinatiepunt in Utrecht. De voedselbank is bij uitstek een organisatie die verspilling tegengaat. Ziedaar de paralel met de activiteiten van Mulder, die in zijn werkzame leven eveneens voor verduurzaming binnen de keten gaat. Onnodig weggegooid voedsel is in dit geval onnodige verspilling van kwaliteit, snelheid en geld.
‘Als procesmanager was ik de traditionele inkoop zat’, zegt hij. ‘Het probleem van die vorm van aanbesteden is dat opdrachtgevers vaak beter denken te weten wat de oplossing is. Ze selecteren op prijs en dicteren vervolgens de eisen. Aanbieders willen een opdracht, dus die happen vanuit commerciële overwegingen toe. Wat krijg je dan: eenmaal onderweg maakt een van de twee partijen kenbaar dat het anders moet. Er ontstaat discussie, de planning loopt uit, de opdrachtgever krijgt niet wat hij wil. Dat is niet zo gek, je krijgt wat je vraagt. Maar ondertussen kost het je wel extra energie, tijd en geld.’
Het is, zoals Mulder het zegt, niet the way to go. In 2012 begon hij uit frustratie over de traditionele inkoop voor zichzelf: AA Interim Rendement met als specialisatie best value procurement. Best value is volgens Mulder het antwoord op de oude manier van inkopen. ‘Waar het in de kern om draait: verspilling uit de keten halen, faalkosten minimaliseren. Zaken sneller en beter uitvoeren. Dat is wat best value faciliteert. En die besparingen zijn een gevolg van de focus op kwaliteit. Dingen in een keer goed doen is uiteindelijk vaak het goedkoopste. Het gaat dus om de waarde van de oplossing, niet om het tarief.’
Slimste route
Met die uit Amerika overgewaaide benadering heeft Mulder ervaring aan de kant van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer, de laatste jaren hoofdzakelijk in de IT-branche. Best value dwingt beide partijen tot een andere manier van denken en handelen in het aanbestedingstraject. Mulder: ‘De opdrachtgever moet beseffen dat de expert de slimste route naar Rome wel kent. En die expert is de opdrachtnemer. Dwing je diegene met een omweg naar Rome te rijden, dan wordt niemand er blij van en kost het je uiteindelijk nog meer geld ook. Vertoon dus niet de dominantie ‘wie betaalt bepaalt’. Ga niet voorschrijven en dicteren, laat de opdrachtnemer vrij in het vormgeven van een oplossing.’
‘De opdrachtnemer moet zich er op haar beurt van bewust zijn, dat er aan de andere kant van de tafel vaak inkopers of andere non-experts zoals HRM zitten, die weinig van de techniek weten’, vervolgt hij. ‘Mijn advies: werk proactief, zorg dat de non-expert het direct begrijpt. Maak het simpel en voorkom dat de ontvanger te veel moet nadenken. Wanneer mensen gaan nadenken, worden interpretaties gedaan met de kans dat dit de verkeerde invulling krijgt. Uiteraard moet de uitleg over de techniek worden toegelicht, maar dan als bijlage voor de expert aan de zijde van de opdrachtgever, zoals de ICT manager, betrokken beheerder of architect. Maar ga in de aanbieding niet alleen in op de techniek. Zodra dat wel gebeurt is de kans op verkeerde interpretaties groot. In plaats daarvan is het raadzaam om offertes zo uit te werken dat de leek het begrijpt. Hou het simpel, logisch en verifieerbaar. Dat geeft rust en vertrouwen. Maak een transparante planning met deliverables. Faciliteer. Bewijs dat jouw oplossing gaat werken. Onderbouw middels ervaringen en/of resultaten uit het verleden, dat de beloften haalbaar zijn. Dat vertelt veel meer dan dat je alleen zegt: wij beloven dit. Bewijzen wordt het nieuwe beloven.’
Afwijkingen kunnen zich in de uiteindelijke outsourcingsrelatie altijd voordoen, weet Mulder. ‘Als het maar verklaarbaar is. En wees er open over. In veel gevallen is de opdrachtgever de veroorzaker. Een projectwijziging, een scopewijziging, een wisseling van wacht in de directiekamer. Dat kan gevolgen hebben voor de dienstverlening. Laat elkaar niet in onwetendheid. Vaak gebeurt dat wel. Maar duidelijkheid kweekt juist begrip.’
Vertrouwensformule
Cultural fit? In het selectietraject van bedrijven die hun IT willen outsourcen is volgens Mulder vooral de vertrouwensformule belangrijk. ‘Vertrouwen wordt te vaak geduid als het ‘gevoel in de onderbuik’. Dit is niet correct en niet volledig. Vertrouwen gaat over een aantal onderdelen. De klik, dat is inderdaad het onderbuikgevoel. Dat heb je of niet en je weet het binnen twee seconden. Ik begrijp dat inkooptrajecten objectief moeten verlopen, maar dit speelt gewoon mee. Een ander belangrijk onderdeel is geloofwaardigheid. Is het aantoonbaar of toetsbaar wat serviceproviders zeggen? Betrouwbaar is het toetsen van de geloofwaardigheid. Ten slotte speelt ook egocentriciteit een grote rol. Ga je de relatie aan vanuit een eigen belang, of is die geënt op een gezamenlijk belang? Dat laatste moet het geval zijn. Vaak is het paradigma: meten is weten. We meten prestaties, maar meten we ook belangen? Wees daar transparant in, durf het te benoemen. Cultural fit zegt mij niet alles. Uiteindelijk gaat het erom dat mensen elkaar vertrouwen. Want mensen die elkaar vertrouwen werken vaak prettig samen.’
Mulder signaleert verschuivingen en trends binnen de outsourcingsmarkt. ‘Het aanbod was heel groot. Je merkt nu dat bedrijven het druk hebben, zeker ook IT-serviceproviders. Over een paar jaar is het weer zoeken naar bedrijven die voor jou willen werken. Ze willen niet meer meedoen aan prijsvechtconstructies. Het gaat zo enorm veranderen. De opdrachtgevers die nog op prijs en dominantie selecteren, kunnen daar straks echt niet meer mee aankomen. Dat vergt een heel andere houding, een cultuurverandering. Best value wordt steeds belangrijker. De jonge generatie zit niet meer te wachten op oud denken.’
Leveren wat nodig is
Uiteindelijk komt Mulder in alles wat hij doet weer uit op zijn hoofddoel: verspilling tegengaan. Hij noemt Xcellent als mooi voorbeeld van een serviceprovider die het belang daarvan doorheeft. ‘Dat bedrijf is zeer professioneel bezig om verspilling uit de keten te halen. Bijvoorbeeld met het pay-per-use-model: betalen naar hetgeen je afneemt. Ben ik erg gecharmeerd van. Ze tonen transparant aan hoe getallen zijn opgebouwd en weten wat de klant van de klant doet en wilt. Xcellent levert wat nodig is, niet wat commercieel wenselijk is. De meeste winst van de besparing gaat naar de opdrachtgever.’
Het is precies hoe Mulder het graag ziet. Zijn ‘strijd’ tegen verspilling zal wel altijd voortduren. ‘Omdat het gewoonweg zonde is als het voorkomt. Waarom voedsel weggooien als andere mensen het nodig hebben? Daarom maakte ik me hard voor de voedselbank. En daarom blijf ik me ook op die manier inzetten in het bedrijfsleven. Een klant van me zei het mooi: probeer niet het rendement van onze leveranciers af te pakken of meer winst op projecten te plussen, maar haal de verspilling uit de keten en je verdubbelt onze winst.’
Laat uw reactie achter