‘We groeiden uit ons IT-jasje, outsourcing was een noodzaak’
2017 gaat voor Priogen de boeken in als het jaar waarin haar eerste grote IT-outsourcingshuwelijk tot stand kwam. Het Amsterdamse bedrijf dat gespecialiseerd is in de kortetermijnhandel in energie gaf het ja-woord aan de Amersfoortse serviceprovider Xcellent. De noodzaak was hoog. Priogen was uit zijn IT-jasje gegroeid en liep gewoonweg tegen de grenzen van zijn lokale server aan. Een klein jaar verder is het een mooi moment om de balans op te maken met IT Business Manager Marius Kroon. Hoe heeft Priogen zijn IT-partner gevonden? Wat levert IT-outsourcing op? Hoe onderhoudt het bedrijf de relatie?
Het was gisteren alle hens aan dek bij Priogen, vertelt Kroon meteen bij binnenkomst. Toeval of niet, maar het complete netwerk lag plat. Kon de serviceprovider overigens niets aan doen, haast hij zich te zeggen. De internetverbinding was down.
Kroon: ‘Er stonden acht mensen nog net niet gillend om me heen. Je moet je voorstellen dat we ons werk niet meer konden doen. De verbinding naar buiten, en dus ook naar de energiemarkt waarin we actief zijn, viel helemaal weg. We konden niet handelen. De urgentie was misschien niet meteen helemaal duidelijk, maar achteraf mogen we van geluk spreken dat we een serviceprovider hebben die kalm blijft en remote met ons meekijkt.’
Facilitator
Het geeft eens te meer aan hoe cruciaal IT is voor de bedrijfsprocessen van Priogen. Het is de grote facilitator van zijn activiteiten als specialist in de kortetermijnhandel in energie. Kroon: ‘Ken je de oude beelden van hoe het er op beursvloeren aan toe ging? Het hectische kopen en verkopen? Dat doen wij ook, maar dan met energie. We zijn hoofdzakelijk actief in Noord- en West-Europa en breiden momenteel uit naar de andere delen van Europa waar de markten geliberaliseerd zijn.’
‘We zijn voornamelijk goed in het wiskundig optimaliseren van de markt’, vervolgt Kroon. ‘We doen actief mee aan het spel van vraag en aanbod. Stel dat we verwachten dat een windpark over een uur vijftig megawatt oplevert, dan verkopen we die energiepartij tegen de best mogelijke prijs. We kunnen voorspellen wat de prijs van energie over een uur, 24 uur of over een paar dagen gaat worden. Onze afdeling atmospheric sciences kijkt naar een hoop afhankelijkheden, zoals hoe hard het op welke hoogte waait, wat de windrichting is, windschaduw, temperatuur, zon, noem maar op. Als ik naar de activiteiten van onze analisten kijk, dan hangen er alleen maar vraagtekens boven mijn hoofd. Zulke complexe wiskundige modellen zetten ze in. Je kunt je voorstellen dat kwalitatief hoogwaardige IT dan essentieel is.’
In 2016 bereikte Priogen het punt waarop de interne IT-organisatie de bedrijfsactiviteiten niet meer bijhield. Tijd om een knoop door te hakken. ‘We waren onze kleine, lokale server en onze eveneens kleine voormalige serviceprovider ontgroeid’, zegt Kroon, die aan het hoofd staat van het vijfkoppig IT-team van Priogen dat alles doet ‘wat ook maar een beetje naar computers ruikt’. ‘Ons servertje liep tegen de grenzen van het geheugen, de opslag en licenties aan. Gisteren hadden we een probleem, maar in die tijd was het wekelijks raak. We hebben toen een afweging gemaakt: intern een goede IT-organisatie conform de huidige marktstandaarden optuigen versus volwaardig outsourcen. Al snel kwamen we tot de conclusie dat het te kostbaar zou zijn zelf alles in huis te halen. We willen onze IT-middelen 24 uur per dag beschikbaar hebben. Voor een bedrijf van onze omvang, met vijftig medewerkers, is dat niet te doen. En daarnaast: wij zijn een energiehandelsonderneming, geen IT-bedrijf.’
Technisch beheer
Outsourcen dus. Hoe vloog Priogen de zoektocht naar een geschikte IT-partner aan? Kroon: ‘We hebben een aantal verwachtingen en eisen opgesteld. Niet te veel, de IT-partner is de expert. Van de serviceprovider verlangden we 24/7 beschikbaarheid, extern beheer in een datacenter waar ook de back-ups draaien en dat zij het technische IT-beheer op zich neemt, zoals Windowsupdates, security, accounts aanmaken, etcetera. Zelf verzorgen we het functionele beheer. We ontwikkelen zelf onze softwarepakketten. De hosting daarvan doen we niet zelf, maar het beheer ervan wel.’
Met een shortlist is Priogen de IT-outsourcingsmarkt opgegaan. Die heeft ze opgesteld op basis van resultaten in Outsourcing Performance, de grootste benchmarkstudie van IT managed services door Giarte. Vijf serviceproviders zijn telefonisch benaderd, met drie daarvan is vervolgens een face-to-face gesprek aangegaan. ‘We zijn er tijdens onze selectie achter gekomen dat de outsourcingsmarkt behoorlijk gelaagd is. Via oude connecties ben ik bij een heel grote serviceprovider terechtgekomen, die werkt voor bedrijven als KLM en bol.com. Dat bleek toch echt een maatje te groot voor ons. Uiteindelijk gaf de flexibiliteit van Xcellent voor ons de doorslag. Andere bedrijven hadden een vastomlijnd dienstenpakket. Wij werken ook met een Linuxserver. Dat is maatwerk. Maar we verwachten wel dat die bij de serviceprovider ‘in het rek’ hangt en beheerd wordt.’
Brandje blussen
In het eerste kwartaal van 2017 was het zover. Het grote migreren kon beginnen. Dienst na dienst werd van de lokale server geplukt en naar Xcellent gebracht. Wat zijn bijna een jaar later de ervaringen van IT-oursourcing? ‘Het bespaart ons een hoop werk’, klinkt het onomwonden uit de mond van Kroon. ‘Als IT-team hoeven wij ons niet meer bezig te houden met het beheer van de werkplekken en kunnen we ons focussen op onze core business: de handel ondersteunen, ervoor zorgen dat onze software op Linuxservers draaien. Dat is een behoorlijke shift voor ons.’
De grootste uitdaging? ‘Die ligt bij het tevreden houden van de eindgebruikers. Zij waren het gewend om met hun vingers te knippen en er stond iemand om hun probleem op te lossen. Ze zijn de brandweer gewend die even snel een brandje komt blussen. Nu maken we een ‘ticket’ aan voor de helpdesk van onze serviceprovider om tot een structurele oplossing te komen. Dat duurt iets langer, dat kost meer geld, maar op den duur krijgen we een stabielere IT-omgeving. Dat brengt outsourcing ons overigens nu al.’
Een voortvarend begin van een outsourcingshuwelijk biedt geen garanties op een lang en gelukkig samenzijn. Kroon doet er wel alles aan om de verhouding vruchtbaar te houden. ‘Wekelijks heb ik een telefonisch gesprek met de delivery manager van Xcellent. Soms is dat kort, omdat alles vlekkeloos gaat. Soms spelen er grotere issues, zoals het incident van gisteren. Zo is het uiteindelijk wel: je hebt het meeste contact met je serviceprovider als er problemen zijn. Die gesprekken bieden me vaak nieuwe inzichten. Standaardrapportages bestaan veelal uit koude cijfers, maar in een onderhoud met een IT-expert wordt alles helder. En ook nieuwe ontwikkelingen, mogelijkheden en innovaties komen aan de orde tijdens zo’n gesprek. IT geeft onze eigen vernieuwingen regelmatig een boost. Je kunt wel stellen dat onze keuze voor outsourcing goed uitpakt. (lachend) Met onze eigen business zijn we immers al druk genoeg.’
Laat uw reactie achter