‘Eindgebruiker bij selectietraject betrekken maakt het verschil’
Intermaris staat aan de vooravond van een nieuwe IT-outsourcingsrelatie. Die moet een efficiencyslag en strategisch partnership opleveren, de transitie naar ‘digitale’ woningcorporatie versoepelen en ruimte bieden voor nog meer focus op de core business. Met veel vertrouwen kijkt de volkshuisvester uit Hoorn ernaar uit. Hoe kan het ook anders, na een even pragmatisch als gedegen selectietraject. Van beoordelingsscores in een onafhankelijke studie tot interviews en van kennismakingsgesprekken tot proof of concept: Intermaris greep alles aan om tot de beste keuze te komen. Terugblik met Martijn Blewanus, Adviseur Informatisering en Automatisering bij Intermaris.
Begin 2017. Intermaris besluit dat het tijd is voor een nieuwe systeemomgeving. De volkshuisvester draait nog op een traditionele server, maar wil vooruit. De transitie naar ‘digitale’ en ‘selfservice’ woningcorporatie, die het haar huurders en relaties met behulp van nieuwe technologie gemakkelijker maakt om zaken zelf te regelen, is ingezet. Nieuwe ICT kan dat proces versnellen. En draagt daarnaast bij aan de gewenste efficiencyslag, waaraan al gewerkt wordt in het lopende traject ‘Anders organiseren’.
De IT-outsourcingsmarkt op dus. Intermaris, een woningbouwcorporatie die 150 medewerkers telt en ruim 17.000 verhuurbare eenheden verhuurt in de regio West-Friesland en Waterland, schrijft een pragmatische aanbestedingsprocedure uit. Ze is even daarvoor in Outsourcing Performance van Giarte gedoken, de grootste benchmarkstudie van IT Managed Services in Nederland. Het levert een longlist van elf serviceproviders op; veelal bedrijven die goed scoren op de voor Intermaris essentiële gebieden end user management en infrastructure management.
‘We hebben ons selectietraject zo eerlijk en onafhankelijk mogelijk ingestoken’, zegt Blewanus nu. ‘Niet op basis van verhalen van bekenden, maar op basis van fundamenteel onderzoek. De scores van Giarte hebben we als referentiekader gebruikt. Waarop we hebben gelet? Natuurlijk is het kostenplaatje een belangrijk aspect, maar zeker niet het belangrijkste. Dat is kwaliteit. En professionaliteit. We hebben dat op een aantal belangrijke thema’s getoetst: dienstverlening, digitale werkplek, onderliggende infrastructuur, implementatie & migratie – want dat zegt ook wat over het vervolg van het changemanagement. Hoe volwassen doet de serviceprovider dat? We waren niet alleen op zoek naar een partner voor de helpdesk en projectleiding, maar naar een samenwerking voor de komende jaren. Naar strategisch partnerschap. We willen proactief van advies voorzien worden en er zeker van zijn dat we een volwassen partij aan boord hebben gehaald.’
Proeftuin
Intermaris vraagt de serviceproviders op de longlist vervolgens een vragenlijst in te vullen. Ook hier komen de genoemde thema’s weer aan bod. Sommige bedrijven komen daar onvoldoende doorheen, andere haken uit eigen beweging af, bijvoorbeeld omdat ze klanten van grotere omvang gewend zijn. Zo blijven er nog vijf kandidaten over. Daarmee gaan Blewanus en zijn collega’s kennismakingsgesprekken aan. Zo krijgen ze niet alleen een beter beeld, maar ook een gevoel bij de potentiële IT-partners.
Een nieuwe schifting volgt. Een ‘short-shortlist’ van twee serviceproviders blijft over. Het is tijd om de medewerkers van Intermaris bij het selectietraject te betrekken. Blewanus: ‘Uiteindelijk gaat het om hen, de eindgebruikers. In de praktijk krijgen vooral zij te maken met de serviceprovider. Dan moeten zij ook een stem krijgen in het selectietraject. Wij combineren dat met een proof of concept. Een praktijktest. Zo hebben we het ook gedaan in het voortraject van ons huidige document management system en ons huidige primaire systeem. Het heeft zich bewezen en maakt elke keer het verschil. We hebben hier weleens een tweetal bedrijven uitgenodigd die drie cases moesten laten zien aan een tribune vol medewerkers. Deze keer hebben we de twee overgebleven IT-bedrijven een proeftuin laten inrichten. Hier, bij ons op kantoor.’
Pressure cooker
Intermaris legt de bal bewust bij de twee kandidaten in deze finale van het selectietraject. ‘We hebben ze gezegd: laat ons zien wat de beste systeemomgeving is voor ons. Jullie zijn de expert.’
Twee proeftuinen verrijzen op de burelen van Intermaris, van elkaar gescheiden dankzij een scherm. Onder tijdsdruk, de ‘pressure cooker’ staat aan. De professionele wijze waarop Xcellent de proeftuin inricht en Intermaris-medewerkers begeleidt geeft de uiteindelijke doorslag om met dat bedrijf in zee te gaan. Blewanus: ‘Xcellent koos voor een combinatie van een private cloudoplossing en SaaS-toepassingen uit de publieke cloud, waaronder Office 365. We willen mee met de technologische ontwikkelingen, dus die systeemomgeving zagen we meteen zitten. We maken veel gebruik van skype in werkoverleggen en in communicatie met onze partners – dat gaat veel beter in de cloud. Ook de inrichting van de hardware sprak ons aan: tablet-pc’s – de Microsoft Surface – met twee schermen eraan, een dockstation met een wireless muis en wireless koptelefoon. Dat is voor ons behoorlijk high tech, de werkplek van de toekomst. Daarnaast was er iemand bij van Xcellent die onze medewerkers helder uitlegde hoe ze alles moeten gebruiken. Die ondersteuning ter plekke, het feit dat alles werkte, de oplevering volgens specificaties én op tijd, plus de set hardware van hoge kwaliteit: al die zaken bij elkaar maakten dat we voor Xcellent kozen.’
Digitale strategie
De dagen aftellen is wat veel gezegd, maar Blewanus en zijn collega’s van het team Informatisering en Automatisering leven wel toe naar 9 april 2018. Op die dag treedt de volledig nieuwe systeemomgeving van Intermaris in werking. ‘Deze overstap gaat onze digitale strategie faciliteren. We kunnen gemakkelijker samenwerken in teamverband; één bericht in sharepoint en iedereen leest het zonder belasting van het exchange systeem. We stappen over van Thin Client naar Surface, waardoor medewerkers niet meer gebonden zijn aan hun werkplek en de centrale server geen overuren hoeft te draaien.’
‘Ons team Informatisering en Automatisering wordt flink ontzorgd’, vervolgt hij. ‘We hoeven niet meer, zoals nu, naar licenties en contracten van hardware te kijken. We hebben geen omkijken meer naar ons ‘hardeschijvenkabinet’, ook niet als er wat vervangen moet worden. Scheelt enorm, ook qua investering. Wij kunnen ons daardoor focussen op informatiemanagement; waar willen we naartoe, hoe gaan we dat faciliteren en met welke partners? Dat is waar wij ons mee bezig willen houden.’
Het brengt Blewanus op een bekende quote. ‘Mijn dochter maakte laatst een werkstuk over de maan. That’s one small step for man, one giant leap for mankind. Dat zei Neil Armstrong toen hij als eerste mens op de maan landde. Zo voelt deze nieuwe samenwerking voor ons ook. Het is een enorme stap vooruit. Het is nog niet zover, maar we hebben het gevoel dat we met de juiste partij zijn begonnen. Dat we er de toekomst mee in kunnen.’
Laat uw reactie achter